Les logiciels de messagerie sont devenus des solutions incontournables pour les entrepreneurs. Ils vous permettent de synchroniser une ou plusieurs boîtes mail et d'y accéder même en off-line, afin de toujours avoir à disposition sur votre ordinateur vos documents de travail, pièces jointes et mails professionnels.

Si tous les services de messagerie s'affrontent sur l'ergonomie d'utilisation et la facilité d'accès, leur mise en place et leur installation sont relativement semblables. Installer un logiciel de messagerie vous permet de gérer facilement vos différentes boîtes mails : Outlook, Gmail, Thunderbird, Mail, Live (Hotmail), etc.

1. Installer un logiciel de messagerie

C'est l'étape la plus facile. Vérifiez d'abord qu'une solution n'est pas déjà installée sur votre machine, et supprimez-la le cas échéant, sous peine de voir vos boîtes mails synchronisées simultanément par deux services différents. Cela risquerait de ralentir les performances de votre ordinateur et la vitesse de votre connexion internet.

Bon à savoir : seul Gmail ne nécessite pas d'installation. S'il ne propose pas de synchroniser vos emails sur votre ordinateur, son extension sous chrome permet toutefois de les enregistrer dans votre navigateur pour y accéder sans connexion.

Orange a également mis au point un service de messagerie gratuit sur lequel vous pouvez synchroniser votre boîte mail Orange, ainsi que toutes vos autres adresses de messagerie. L'application Mail Orange est également disponible sur l'Appstore d'Apple, ainsi que sur le Play Store d'Android.

2. Synchroniser ses mails

Une fois votre logiciel installé, vous pouvez passer à l'étape suivante : la configuration. Configurer un logiciel de messagerie commence par la synchronisation de vos adresses mails, qui vous permet d'envoyer et recevoir vos courriels depuis un point central.

Comme chaque boîte mail permet de recevoir et d'envoyer des emails, deux serveurs différents opèrent alors pour l'envoi et la réception :

SMTP : Simple Mail Transfer Protocol pour l'envoi.
POP : Post Office Protocol pour la réception.

Si certains services de messagerie comme Outlook permettent de synchroniser une adresse mail avec un mot de passe associé, il est souvent ardu d'y accéder de cette manière. L'emploi des bons serveurs de réception et d'envoi reste la meilleure solution pour réussir à synchroniser vos mails. Il vous suffit de récupérer l'adresse de chacun des serveurs SMTP et POP3 pour les recopier dans la configuration de votre boîte de messagerie en ajoutant un compte via les paramètres.

3. Gérer ses préférences

Pour configurer un logiciel de messagerie, vous devez ensuite paramétrer l'affichage et l'édition de vos emails. C'est le moment de créer votre signature et de l'intégrer automatiquement à la fin de chaque mail. Dans vos paramètres de messagerie, vous pouvez aussi définir la police d'écriture afin de personnaliser vos emails professionnels. Lorsque vous êtes en déplacement ou en congés, le service de réponse automatique vous permet d'envoyer automatiquement une annonce pour notifier votre correspondant de votre indisponibilité. Enfin, vous pouvez également organiser l'affichage de votre boîte de réception en affichant les conversations dans la chronologie que vous préférez : par date, par nom, par pièce jointe...

Envoyer votre courrier avec la boîte mail de votre choix

Si votre logiciel de messagerie intègre plusieurs boîtes mail, n'oubliez pas de faire partir vos mails depuis la boîte adéquate. S'il est possible de choisir une boîte par défaut, configurer un logiciel de messagerie vous permet d'utiliser la bonne adresse dans chaque échange.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de vos boîtes mail, vous avez accès à une formation bureautique sur tous les logiciels de la suite Office. Si vous souhaitez télécharger Microsoft Office pour votre entreprise, profitez-en pour découvrir l'offre Cloud Pro pour Microsoft Office.