La signature électronique

Signature électronique, signature numérique, certificat de signature électronique… sous ses différentes appellations se cache un mécanisme permettant de garantir l’intégralité d’un document électronique, d’en authentifier son auteur tout comme la bonne veille signature d’un document papier. Mais à quoi sert la signature électronique ? Quelle est sa valeur juridique ? Comment signer électroniquement ?

La signature électronique pour plus de sécurité ?

La signature électronique est une signature qui ne se voit pas, invisible donc puisque constituée de caractères cryptés qui n’apparaissent pas dans le contenu du document à signer. Cette signature permet non seulement d’authentifier l’auteur du document mais également de contrôler ses modifications ou ses altérations. Tous les documents électroniques, tous les types de fichiers peuvent être signés électroniquement pourvu que vous possédiez le bon logiciel pour le faire. Vous pourrez alors signé vos devis, vos bons de commande, vos fiches de paie… comme vous le faisiez auparavant avec vos documents papier. Vous gagnerez du temps, vos documents seront fiables et l’engagement du signataire tout aussi définitif qu’une signature sur du papier.

La même valeur juridique qu’une signature papier mais…

Encadrée par la réglementation européenne et l’eIDAS* (Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques), la signature électronique possède la même valeur juridique que la signature papier. Un document signé électroniquement a donc la même valeur devant les tribunaux qu’un document papier signé. Mais les choses ne sont pas tout à fait aussi simples car pour que le signataire d’un document signé électroniquement soit formellement lié au document signé, il faut que ce document comporte une signature dite « avancée » ou « qualifiée » c'est-à-dire fournie par un prestataire de services de certification électronique. Si ce n’est pas le cas, il reviendra au responsable de l’entreprise et à l’organisme qui a fourni l’outil de prouver la fiabilité du document.

Optez pour une solution qui respecte les normes européennes

Première étape, choisir une solution qui respecte les exigences de la « signature avancée » et de la  « signature qualifiée » fixées par la réglementation européenne et l’Eidas. Vérifiez bien afin d’éviter les mauvaises surprises que le prestataire ou la solution que vous aurez retenue soit conforme à la réglementation européenne n°910/2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (eIDAS).

Comment ça marche ?

Tout  dépendra de la solution que vous aurez choisie. En règle générale, vous utilisez un logiciel, une API (interface de programmation qui permet le dialogue entre différents logiciels),  fournis par votre prestataire.
Pour envoyer un document à signer, vous le téléchargez à partir de votre ordinateur ou d’un site de partage de fichiers sur votre logiciel, vous ajoutez les signataires toujours à partir du logiciel puis vous insérez des balises aux endroits où vous souhaitez ces signatures. Vous transmettez ensuite votre document par mail (avec un lien). Vos destinataires ouvre le document à signer et sont guidés par les balises insérées, ne reste plus qu’à signer le document.

* Electronic IDentification Authentication and trust Services