L'e-mail est devenu l'outil de communication le plus utilisé autant dans le cadre privé que professionnel. Néanmoins, les règles de base sont de moins en moins respectées. Quels sont les usages à suivre avant d'envoyer votre message ?

L'objet de votre e-mail

L'objet de l'e-mail doit être clair et concis. Le destinataire doit immédiatement comprendre l'intérêt d'ouvrir votre e-mail. Evitez les mots associés aux spams comme " gratuit ", " gagner ", " offre ", " urgent "... Les points d'exclamation à répétition ou les majuscules. Cela augmentera sensiblement la délivrabilité de vos messages.

L'adresse d'envoi

Pour s'adresser à un interlocuteur, il vous faudra proscrire les adresses e-mails comme : @gmail.com, @yahoo.fr, etc. A courriel professionnel, adresse e-mail professionnelle, Cette règle reflète le sérieux de votre entreprise.

L'entrée en matière

Évitez de commencer votre e-mail par un " Bonjour " quand il s'agit d'une première prise de contact, car cela reste très informel. Préférez plutôt " Cher/Chère " ou " Monsieur/Madame " ou bien éventuellement " Monsieur le directeur ", si vous connaissez le titre professionnel de la personne.

Le contenu de votre message

Soignez autant le fond que la forme. Un e-mail doit être succinct, il doit aller droit au but. Votre destinataire doit comprendre dès les premières lignes quel est le sujet de prise de contact. Il n'est pas conseillé d'utiliser des abréviations. Evitez d'écrire un courriel trop long, vous risquez de refroidir votre interlocuteur. N'hésitez pas à sauter des lignes ou à ajouter des puces et paragraphes pour séparer vos différentes idées ou propositions.

La signature

La fin de votre e-mail doit comporter l'ensemble des informations nécessaires afin que votre interlocuteur puisse vous identifier : prénom, nom, fonction, téléphone fixe et/ou portable, société, site internet de l'entreprise, réseaux sociaux. Plus vous apportez d'informations à votre destinataire, plus vous avez de chances de le convaincre et de montrer votre sérieux. Il sera aussi plus facile pour lui de vous contacter.

Les fautes d'orthographe

A l'ère du 2.0 où l'information circule à vitesse grand V, laisser passer une ou plusieurs fautes d'orthographe peut très vite arriver. Si vous receviez un e-mail avec des erreurs, que penseriez-vous de votre interlocuteur ? En cas de doute sur les règles d'orthographe et/ou de grammaire, faites vérifier votre e-mail par une tierce personne.

La politesse

Le vouvoiement reste de rigueur dans les premiers échanges, surtout quand il s'agit d'une première prise de contact. Laissez votre interlocuteur faire le premier pas vers le tutoiement.
Terminez votre message par une formule de politesse comme " Cordialement ", " Bien à vous " ou " Respectueusement ".

Les erreurs à éviter

Vous pouvez commettre plusieurs impairs lors de l'envoi de votre e-mail. D'abord, ne vous précipitez pas lors de son envoi, la plupart des erreurs étant dues à la précipitation. Mettre trop de destinataires en copie peut également multiplier les risques de tomber dans les spams. N'oubliez pas que certaines messageries bloquent les e-mails à partir de 2 Mo, il vous faut donc éviter d'insérer des pièces jointes trop lourdes. Les smileys ou émoticônes doivent être utilisés avec parcimonie et surtout ne vous trompez pas de destinataire.