Courrier, devis, rapport, plaquette commerciale... l'utilisation de Word est devenue un fondamental dans la vie de toutes les entreprises. Les nombreuses fonctionnalités proposées par cet outil de traitement de texte entrainent une difficulté à s'y retrouver.

Paramétrer la barre d'outils

La personnalisation de la barre d'outils permet de gagner du temps en programmant, en accès rapide, l'ensemble des fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre activité, toutes n'étant pas affichées par défaut. Pour cela, rendez-vous dans le module des options de Word et insérez pour chaque onglet de la barre d'outils les commandes que vous souhaitez voir affichées.

Définir votre style

Il s'agit là de programmer la mise en page par défaut de vos documents, selon votre charte graphique, sans avoir à procéder à chaque fois pour toute nouvelle création, que ce soit pour la police d'écriture, la taille du texte, l'alignement, les espacements... Pour ce faire, consultez les modules de chaque onglet, définissez une fois pour toutes votre style, puis cliquez sur " Par défaut ".

Utiliser les raccourcis clavier

Outre le très connu " Copier / Coller " pouvant être opéré par un " Ctrl C / Ctrl V ", Word propose de nombreux autres raccourcis clavier évitant un bon nombre de clics. Il suffit de les programmer à travers l'outil de personnalisation de la barre d'outils, sachant que vous pouvez aussi déterminer par vous-même les touches attribuées à chaque raccourci. De la même manière " shift+F3 " passe les mots en minuscule en majuscule et inversement.

Programmer la saisie semi-automatique

Là encore, la saisie semi-automatique est un outil très précieux qui évite de réécrire les mots, les abréviations ou les formules de politesse que vous êtes souvent amené à employer pour vos courriers et vos devis, par exemple. Pour l'utiliser, définissez tous vos termes une fois avec la commande " QuickPart " de l'onglet " Insertion ".

Utiliser les outils de vocabulaire

Bien souvent, méfiance va de mise avec le correcteur d'orthographe et particulièrement concernant la grammaire. Néanmoins, une programmation permet d'optimiser le correcteur, notamment si vous utilisez souvent un language technique. De plus, d'autres commandes plus méconnues, toutes disponibles dans le menu de personnalisation, s'avèrent très pertinentes : repérage des répétitions, application de synonymes, définition, traduction, remplacement de mots ou groupes de mots par d'autres...

Insérer des éléments à votre fichier et utiliser les modèles

Insérer un tableau, une image, un formulaire... autant de tâches qui peuvent devenir compliquées, mais Word vous guide et vous propose également des documents modèles de devis et factures, d'étiquettes, de pages de garde, de plannings... Sans compter qu'il est possible d'insérer des vidéos, du son, ou encore des formules de calculs automatiques comme dans Excel !

Enregistrer son fichier au bon format

Outre l'emploi d'une bonne dénomination pour vos fichiers afin de vous y retrouver dans votre classement personnel, le format d'enregistrement est aussi important selon son utilisation et son destinataire. Il est toujours plus professionnel d'envoyer un devis et une facture en PDF. Ainsi, vous pouvez enregistrer vos documents Word aux formats PDF, html et bien d'autres selon vos besoins, à partir d'" Enregistrer sous ".

Envoyer vos documents par mail depuis Word

En déterminant une association entre vos programmes de traitement de texte et de gestion d'emails depuis votre " Panneau de configuration ", vous pouvez envoyer vos documents en pièce jointe d'emails depuis Word. Vous n'avez plus à perdre le temps d'ouvrir un mail, de rechercher l'emplacement de votre fichier et de le télécharger.

Travailler à plusieurs sur un même document

Parfois peu connu, l'onglet " Révision " de Word permet de travailler à plusieurs sur un même fichier. Idéal pour recueillir les commentaires et corrections de plusieurs collaborateurs sur un seul support. Le décideur est alors le seul à valider le document final, ne conservant que les corrections qui l'intéressent et en supprimant les autres en quelques clics.

Sécuriser vos documents

La sécurisation des documents reste une problématique indéniable des entreprises, que ce soit en termes de confidentialité ou de sauvegarde des informations. Word vous propose de protéger vos documents avec différents niveaux de restrictions et d'utilisateurs (onglet " Révision "). De plus, il vous permet de créer une copie de sauvegarde (dans les options Word) de chacun de vos documents, ou encore de masquer les données de propriétés de ces derniers.